Mengenal Singkat Audit Sistem Manajemen

Sistem manajemen adalah semua hal yang dilakukan oleh sebuah organisasi, misalnya perusahaan, institusi pendidikan, dan sebagainya, tentang bagaimana mengelola proses yang saling berinteraksi di dalam organisasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama. Sebuah organisasi yang ingin mendapatkan pengakuan dari pihak luar (independen) maka organisasi tersebut akan berupaya menghubungi lembaga sertifikasi. Lembaga sertifikasi disini berfungsi sebagai organisasi eksternal independen, tugasnya melaksanakan audit sertifikasi terhadap sistem manajemen di dalam organisasi yang akan diauditnya. Tidak sembarang organisasi dapat melakukan audit sertifikasi karena harus terlebih dahulu terakreditasi oleh lembaga akreditasi. 

Audit sertifikasi adalah suatu proses audit yang dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi terhadap sistem manajemen di suatu perusahaan untuk memastikan bahwa sistem manajemen tersebut telah memenuhi persyaratan standar sertifikasi sistem manajemen. Demikian juga suatu proses audit yang dilaksanakan oleh lembaga akreditasi terhadap lembaga sertifikasi, tujuannya untuk memastikan bahwa lembaga sertifikasi tersebut dianggap layak melakukan audit sertifikasi berdasarkan ketentuan akreditasi yang berlaku.

Perlu diingat bahwa ISO bukanlah sebuah organisasi yang berfungsi sebagai lembaga sertifikasi, bukan pula sebagai lembaga akreditasi. ISO adalah sebuah organisasi yang memainkan peran sebagai penerbit standar. Organisasi ISO yang berkantor pusat di Swiss di dalamnya berkumpul wakil-wakil dari ratusan negara di dunia. Mereka duduk bersama untuk membahas suatu persyaratan standar. Setelah suatu persyaratan standar disepakati maka akan diterbitkan untuk dijadikan rujukan bagi semua organisasi di dunia. Proses penerbitan persyaratan standar, termasuk penerbitan versi revisinya, memerlukan waktu yang tidak sebentar. Dengan demikian, persyaratan standar tersebut mempertimbangkan segala aspek dan hasilnya akan memuaskan banyak pihak serta dapat mencapai sasaran yang diinginkan.

 

Salah satu panduan untuk melakukan audit sistem manajemen telah dirumuskan oleh ISO yakni ISO 19011. Seorang auditor sistem manajemen harus menguasai petunjuk ini. Petunjuk ini setidaknya mencakup empat hal sebagai berikut:

1. Petunjuk ini merupakan penjelasan mengenai prinsip-prinsip di dalam melakukan audit sistem manajemen, pengecualian terhadap audit sistem manajemen keuangan

2. Sebagai panduan dalam mengelola program audit

3. Sebagai panduan dalam melaksanakan audit internal dan audit eksternal

4. Beberapa saran dalam menentukan kompetensi seorang auditor dan bagaimana mengevaluasinya

Hingga artikel ini ditulis, petunjuk audit sistem manajemen yang berlaku dan dikenal dunia internasional adalah ISO 19011:2011.

(Ditulis oleh Jul Hasratman Daeli, Praktisi Sertifikasi Sistem Manajemen Industri)