Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO

Sore ini mau menulis singkat apa itu ISO di kalangan dunia industri, sependek pengetahuan dan sejengkal pengalaman saya. Banyak orangg yang tidak mengetahui tentang ISO, sebagian ada yang ragu-ragu dan mungkin ada juga tak kalah banyak yang sok tahu, hehe.

Sebelumnya saya luruskan terlebih dahulu bahwa ISO bukanlah singkatan sebagaimana banyak orang salah paham, katanya ISO adalah singkatan dari "International Standard Organization". Tentang definisi ISO, saya memulainya dari sebuah bahasa Yunani yang artinya “SAMA”. Kalau Anda adalah orang sains/teknik, tentu akrab dengan istilah isometri, isobar, isotop dan sebagainya. Kata kunci dari istilah itu adalah adanya kesamaan. Jadi sekali lagi ISO pada dasarnya bukanlah (hanya) singkatan dari sebuah kepanjangan seperti yang banyak disangkakan orang kepadanya. Makna dari ISO sendiri berawal dari "keinginan untuk menyamakan standarisasi atau acuan di tingkat internasional", agar masing-masing negara tidak memiliki klaim tersendiri atau klaim pribadi yang bersifat lokal. Dari makna tadi maka secara kebetulan dikaitkan menjadi sebuah nama organisasi yakni International Organization for Standardization, jadi hampir mirip ISO-lah, kalau disingkat IOS, hehe. Betapapun nama singkatannya IOS tapi organisasi ini malah mempertahankan semangat awal yakni ISO. Organisasi ISO berkedudukan di Jenewa, Swiss. Merupakan perkumpulan badan standarisasi dari masing-masing negara di dunia, tetapi organisasi ini tetap bersifat non-pemerintah.

Dunia industri apabila ingin memasarkan produknya (baik non jasa maupun jasa) di tingkat dunia, maka sudah barang tentu mereka akan berlomba meraih sertifikat ISO berupa adanya pengakuan dunia, dengan tujuan agar produknya laku d mata dunia. Bila sebuah perusahaan telah meraih sertifikat tersebut maka akan mudah baginya diterima di pasar internasional, sehingga dengan demikia proses mendapatkan sertifikat ISO ini bukan suatu hal yang mudah, tidak main-main lho ya!

ISO ada beberapa jenis sesuai dengan fungsi dan tujuannya, misalnya ada ISO 9000 berhubungan dengan mutu (quality), ada ISO 14000 yang berkaitan dengan lingkungan, dan sebagainya. Suatu organisasi industri (baca: perusahaan) yang ingin meraih sertifikat ISO harus menerapkan sistem manajemen sesuai syarat yang ditentukan oleh ISO di dalam perusahaannya.

Pertanyaan kemudian adalah: “Apa saja yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk menerapkan sistem manajemen berbasis ISO?” Mari kita jawab secara singkat di sini. Yang harus dilakukan adalah menerapkan semua persyaratan standar ISO sesuai dengan jenis ISO yang ingin diraih sertifikatnya, misal ISO Mutu. Persyaratan standar dalam sistem manajemen mutu berbasis ISO ada 8 butir. Perlu pelatihan setidaknya 3 hari (dan tiga malam, hehe) untuk menguasai prinsip-prinsip sistem manajemen mutu  ini, tapi secara singkat akan saya sebutkan di sini. Saya sendiri pun masih belajar, padahal sudah ikut pelatihan (learning by doing) di kantor sudah hampir dua tahun. Pengalaman inilah yang membuat saya sedikit berani membicarakan ISO, selama 8 jam sehari dan 5 hari sepekan, saya bergelut dengan ISO. Tiada hari tanpa menyabut kata ISO. Itulah tugas utama saya di perusahaan tempat saya bekerja saat ini. Jadi kalau saya buka-bukaan tentang prinsip-prinsip berhubungan sistem manajemen mutu (9001-2008), karena saya punya sedikit pengalaman pribadi sebagai buruh di bidang tersebut. Tulisan ini hanya mengulas ISO secara umum (kulit saja), sedangkan semua hal yang bersifat informasi internal perusahaan tidak boleh saya buka di sini. Ada aturan tegas di internal perusahaan yang melarang hal tersebut.

Baiklah saya akan uraikan singkat 8 persyaratan di dalam sistem manajemen mutu. Masing-masing persyaratan itu disebut sebagai klausul. FYI, kalau di sistem jaminan halal disebut kriteria. Klausul 1 adalah tentang Ruang lingkup, klausul 2 tentang Acuan standar, klausul 3 tentang Istilah & definisi. Klausul 1 - 3 bukan merupakan persyaratan, hanya bersifat pendahuluan. Walaupun begitu, tetap saja penting sebagai pemenuhan persayaratan sistem manajemen mutu.

Klausul 4 - 8 merupakan persyaratan yang harus diterapkan penuh oleh perusahaan (organisasi industri). Klausul 4 (Sistem manajemen mutu) mengatur tentang persyaratan umum & persyaratan dokumentasi, umum, manual mutu, kendali dokumen & rekaman. Klausul 5 (Tanggung jawab manajemen) mengatur bebebrapa hal yang harus dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan, secara detil diatur dalam sub klausul. Klausul 6 (Manajemen sumber daya) secara umum mengatur tentag tata kelola SDM dan pengaturan sumber daya umum yang ada di dalam perusahaan.

Klausul 7 (Realisasi produk), ini klausul disesuaikan dengan jenis produk dari perusahaan yang bersangkutan. Lebih fleksibel persyaratannya. Klausul 8 (Pengukuran, analisis, dan peningkatan) mengatur tentang analisis proses secara keseluruhan. salah satu pokok bahasan persyaratanya adalah pada pelaksanaan audit. Pelaksanaan audit bermaksud untuk memastikan seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan telah sesuai dengan persyaratan standar ISO. Apabila ada yang tidak sesuai maka auidtor akan mengeluarkan semacam surat (biasanya berupa formulir) yang menyataka ketidaksesuaian tersebut. Lalu pihak terkait dengan ketidaksesuaian itu akan merumuskan tindakan perbaikan dan pencegahan. Hal ini untuk menghindari keterulangan ketidaksesuaian di kemudian hari. You should know, that’s ISO spirit!

Klausul yang saya ceritakan di atas hanya tentang standar mutu saja, sementara masih banyak jenis ISO lain yang belum disampaikan. Mudah-mudahan bisa saya uraikan kembali di lain kesempatan. Untuk membuat lebih paham ISO secara implementatif, setidaknya butuh pelatihan langsung di lapangan, atau di acara pelatihan tertentu. Saya sadar bahwa apa yang saya uraikan ini masih belum menjawab pertanyaan Anda (para pembaca sekalian), pasti masih banyak yang bingung, tetapi saya berpikir kembali bahwa tulisan ini minimal sudah lebih dari cukup untuk memberikan gambaran.

Sekian.