Verifikasi Efektivitas Tindakan Perbaikan

Untuk menutup suatu formulir permohonan tindakan perbaikan maka diperlukan proses verifikasi untuk mengecek apakah tindakan perbaikan tersebut telah efektif atau tidak. Suatu formulir permohonan tindakan perbaikan yang telah dikeluarkan akan diperiksa kembali oleh auditor atau initiator sebelum melakukan penutupan atau sebelum memberikan kesimpulan bahwa tindakan perbaikan sudah dilakukan dengan tepat serta benar-benar efektif.

Apakah yang menjadi dasar dalam proses verifikasi?

Bukti (Evidence)

Bukti adalah satu-satunya dasar dalam proses verifikasi, yakni sebagai dasar untuk memberikan kesimpulan bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dengan efektif. Bukti-bukti ini harus disediakan oleh bagian yang diaudit untuk meyakinkan kepada auditor atau initiator formulir permohonan tindakan perbaikan Ketersediaan bukti yang cukup akan menjadi syarat bagi suatu formulir dapat ditutup atau tidak dilanjutkan lagi (Re-Issue atau Re-Check next audit).

Auditor yang mengeluarkan formulir tindakan perbaikan atau yang menginisiasinya (initiator) berhak meminta sampel bukti dari bagian yang diaudit. Sampel bukti tersebut akan dijadikan dasar dalam proses verifikasi. Di bawah ini beberapa contoh kasus dan contoh proses verifikasi atas suatu tindakan perbaikan yang telah dilakukan untuk suatu permasalahan.

Kasus / Permasalahan	Bukti	Sampel Bukti untuk Verifikasi Tindakan Perbaikan
Terjadinya keterlambatan dalam memenuhi order dari pelanggan	Rekaman pelayanan order	Lakukan pemeriksaan terhadap 3 sampel rekaman pelayanan dari beberapa minggu terakhir untuk memastikan bahwa keterlambatan tidak terjadi kembali setelah dilakukan tindakan perbaikan.
	Prosedur	Tinjau ulang beberapa prosedur yang berhubungan dengan pelayanan atas order dari pelanggan. Apakah ada revisi yang dilakukan atas prosedur tersebut dalam upaya improvement?
	Karyawan	Lakukan wawancara terhadap 3 karyawan secara acak. Periksa apakah mereka telah memahami apa saja yang harus dilakukan dalam menangani keterlambatan order dan minta mereka menjelaskan peranan mereka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
	Rekaman pelatihan	Periksa rekaman pelatihan terhadap 3 orang karyawan yang diwawancarai, pastikan bahwa mereka telah memiliki rekaman pelatihan tentang prosedur yang baru saja direvisi.
	Pelanggan	Hubungi 3 pelanggan yang terdampak langsung atas keterlambatan order. Tanyakan apakah ada perubahan ke arah yang lebih baik?

Metode Verifikasi

Proses verifikasi yang dilakukan tidak perlu melalui SIDAK (Inspeksi Mendadak), lakukan saja komunikasi dengan normal untuk meminta bukti-bukti bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dengan efektif oleh bagian yang diaudit.

Bagian yang diaudit dapat mengirimkan beberapa bukti yang dilampirkan di dalam formulir permohonan tindakan perbaikan. Pastikan hal ini dilakukan dengan adanya keterlibatan penuh atau atas sepengetahuan dari kepala bagiannya.

Selamat bertugas melakukan verifikasi!